Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die hier beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch der Website und bei Anfragen an unser Unternehmen ist:

Telefon: 0178 5099822
E-Mail: info@hallo-maria.de

2. Besuch der Website und Hosting

Beim Aufruf dieser Website werden technische Verbindungsdaten verarbeitet, damit die angeforderten Inhalte an deinen Browser übertragen werden können. Dazu gehören insbesondere deine IP-Adresse und die angeforderte Internetadresse. Je nach Browser und Servereinstellung können außerdem Zeitpunkt des Zugriffs, Browserinformationen und die zuvor besuchte Seite übermittelt werden.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung und dem sicheren Betrieb der Website. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein erreichbares und gegen Störungen geschütztes Internetangebot.

Die Website wird auf einem von uns betriebenen virtuellen Server mit Standort Frankfurt am Main, Deutschland, bereitgestellt. Empfängerkategorie ist der Hostingdienstleister, der die dafür erforderliche Server- und Netzwerkinfrastruktur bereitstellt und technische Zugriffsdaten in diesem Rahmen verarbeitet.

3. Kontakt per Telefon oder E-Mail

Wenn du uns kontaktierst, verarbeiten wir die von dir mitgeteilten Kontakt- und Inhaltsdaten, um dein Anliegen zu bearbeiten. Die Angabe ist freiwillig; ohne die für eine Antwort notwendigen Informationen können wir deine Anfrage gegebenenfalls nicht beantworten.

Bei Anfragen zu einem Vertrag mit dir oder dessen Vorbereitung erfolgt dies nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Sonstige Anfragen bearbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Kommunikation nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Die Daten werden so lange aufbewahrt, wie sie für die Bearbeitung erforderlich sind. Anschließend werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Gründe zur Wahrung von Rechtsansprüchen entgegenstehen.

Für das E-Mail-Postfach setzen wir einen E-Mail-Hostingdienstleister mit Rechenzentren in Deutschland ein. Als Empfängerkategorie verarbeitet dieser die für Versand, Empfang und Speicherung erforderlichen E-Mail-Daten. Für die telefonische Verbindung werden außerdem die von den Gesprächsteilnehmenden genutzten Telekommunikationsdienste eingesetzt.

4. Telefonassistenz Hallo Maria

Wir, SDS | SmartDigitalSystems, Inhaber Sammy David Selke, setzen für die telefonische Erreichbarkeit unseres eigenen Unternehmens die KI-Telefonassistenz Hallo Maria ein. Maria kann Anrufe entgegennehmen, Anliegen erfassen, Gesprächsinhalte zusammenfassen und uns die Informationen zur weiteren Bearbeitung bereitstellen. Das gilt auch für Testanrufe: Soweit du dabei echte Angaben machst, werden diese als echte Anfrage an unser Unternehmen verarbeitet.

Du erreichst unsere KI-Telefonassistenz für Testanrufe unter 02041 3892372. Für den direkten persönlichen Kontakt steht dir die oben genannte geschäftliche Mobilnummer zur Verfügung.

Welche Daten wir verarbeiten und wofür

Bei einem Anruf können insbesondere folgende Informationen gespeichert werden: dein Name, deine Telefonnummer, deine E-Mail-Adresse und Firma oder Organisation, soweit genannt, das Anliegen des Anrufs, eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs, ein gewünschter Ansprechpartner sowie Rückruf- oder Terminwünsche. Dazu können Angaben zu bestehenden Aufträgen, Beratungsanfragen oder Geschäftsbeziehungen kommen, soweit du sie im Gespräch mitteilst. Gespeichert werden außerdem der Zeitpunkt der Verarbeitung, die Zuordnung zur zuständigen Assistenz sowie technische Übermittlungs- und Bearbeitungsdaten.

Je nach Gesprächsinhalt können weitere freiwillig mitgeteilte Informationen hinzukommen, etwa eine Adresse, Kunden- oder Rechnungsnummer, eine Beschwerde, eine Nachricht oder weitere Details zum Anliegen. Bitte teile nur Informationen mit, die für deine Anfrage erforderlich sind.

Bei der KI-gestützten Gesprächsverarbeitung werden Sprachdaten und Gesprächsinhalte verarbeitet. Je nach technischer Konfiguration können dabei auch Transkripte oder Gesprächszusammenfassungen verarbeitet werden. Die Verarbeitung dient der Bearbeitung telefonischer Anfragen, einer zuverlässigen Erreichbarkeit, der Zuordnung von Anliegen und der Organisation von Rückrufen und Terminen. Die Informationen werden zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens und für die damit verbundenen betrieblichen Abläufe verwendet.

Zu Beginn des Gesprächs weisen wir darauf hin, dass eine digitale KI-Telefonassistenz eingesetzt wird.

Speicherung, Dashboard und E-Mail

Die erfassten Anrufnotizen und zugehörigen Kontakt- und Bearbeitungsdaten werden unserem eigenen Unternehmen zugeordnet in unserer produktiven Datenbank auf dem von uns betriebenen Server in Frankfurt am Main gespeichert. Wir können die Anfragen im zugangsgeschützten Kunden-Dashboard bearbeiten und erhalten Anrufnotizen zusätzlich per E-Mail an die dafür eingerichteten geschäftlichen Empfänger.

Diese echten Anfragen sind nicht Bestandteil der öffentlich zugänglichen Dashboard-Demo. Dort werden ausschließlich Fantasiedaten verwendet. Zugriff auf die echten Anfragen erhalten die zur Bearbeitung berechtigten Personen; die persönliche Bearbeitung und Rückmeldung erfolgen durch unser Unternehmen.

Rechtsgrundlagen und Empfänger

Soweit es um einen Vertrag mit dir oder dessen Vorbereitung geht, erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei sonstigen Anfragen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Erreichbarkeit unseres Unternehmens und der geordneten Aufnahme und Bearbeitung eingehender Anliegen.

Für Telefonverbindung, KI-gestützte Gesprächsverarbeitung und Anruferfassung werden entsprechende Telekommunikations- und technische Dienstleister eingesetzt. Für die serverseitige Speicherung und die E-Mail-Benachrichtigung werden außerdem Hosting- und E-Mail-Dienstleister tätig. Diese Empfängerkategorien verarbeiten die für die jeweilige Leistung erforderlichen Daten.

Wie lange wir die Anfragen aufbewahren

Die über Hallo Maria erfassten und an uns übermittelten Anrufdaten werden für 90 Tage ab ihrer Erfassung gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder konkreten berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen. Dazu kann beispielsweise die erforderliche weitere Bearbeitung einer noch offenen Anfrage oder die Wahrung von Rechtsansprüchen gehören. Entsteht aus der Anfrage ein Vertragsverhältnis, werden die dafür erforderlichen Informationen im Rahmen der Vertragsabwicklung weiterverarbeitet.

Die zweistündige Sitzungsdauer der öffentlichen Dashboard-Demo gilt nicht für diese echten Anfragen. Informationen zu deinen Rechten und unseren Kontaktdaten findest du in den entsprechenden Abschnitten dieser Erklärung.

5. Cookies, Reichweitenmessung und externe Inhalte

Die Landingpage ohne die interaktive Demo setzt selbst keine Cookies und verwendet keinen Local Storage oder vergleichbaren Browserspeicher. Es sind keine Analyse- oder Werbetracker eingebunden. Bilder, Stylesheets und Skripte werden von derselben Website geladen; die Schrift wird aus den auf deinem Gerät verfügbaren Systemschriften dargestellt.

Es gibt kein Kontaktformular und keine eingebetteten Karten, Videos oder Kalender. Die genannten Kalenderdienste sind mögliche Funktionen des angebotenen Services; ihr bloßes Erwähnen auf der Website stellt keine Verbindung zu diesen Diensten her.

Bei einem Klick auf einen Telefonlink öffnet sich die von dir verwendete Telefonanwendung. Die dargestellten Dashboard-Bilder sind statische Screenshots mit Fantasiedaten.

Interaktive Dashboard-Demo

Wenn du die interaktive Demo öffnest, wird das technisch erforderliche Cookie hm_demo gesetzt. Es enthält eine zufällige Sitzungskennung und ordnet dir einen eigenen Demo-Datenstand zu. Die Sitzung ist zwei Stunden gültig; danach ist sie nicht mehr zugänglich. Die zugehörigen Daten werden beim folgenden automatischen Bereinigungslauf gelöscht. Das Cookie gilt nur für den Demo-Bereich und ist für Skripte nicht auslesbar; über HTTPS wird es mit Secure übertragen.

In der Demo werden ausschließlich erfundene Unternehmen, Kontakte und Anrufnotizen bereitgestellt. Statusänderungen werden deiner Sitzung zugeordnet gespeichert. Suchbegriffe werden im Browser verarbeitet. Die Demo löst keine Anrufe oder E-Mails aus. Bitte gib dort keine echten Kundendaten ein.

Die Sitzungszuordnung ist für die ausdrücklich aufgerufene Testfunktion erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bereitstellung und Absicherung der Demo (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Zur Begrenzung missbräuchlicher Anfragen wird die am Demo-Server ankommende IP-Adresse vorübergehend im Arbeitsspeicher verarbeitet. Die Demo verwendet keine Analyse- oder Werbetracker.

Du kannst die Demo auf unterstützten Geräten als Web-App installieren. Dabei kann dein Browser beziehungsweise Betriebssystem die App-Informationen, Symbole und einen auf den Demo-Bereich begrenzten Service Worker speichern. Dieser zeigt bei fehlender Internetverbindung einen Hinweis an. Anrufnotizen und API-Antworten werden nicht für die Offline-Nutzung gespeichert. Die Demo benötigt eine Internetverbindung; der Ablauf der Demo-Sitzung nach zwei Stunden bleibt bestehen.

6. Deine Datenschutzrechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen hast du Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung kannst du für die Zukunft widerrufen; die vorherige Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich an den oben genannten Verantwortlichen wenden.

8. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, wenn du eine Verarbeitung für rechtswidrig hältst. Für den Standort Bottrop ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig.

Informationen zur Beschwerde bei der LDI NRW

9. Geltungsbereich

Diese Hinweise betreffen die öffentliche Website von Hallo Maria, die interaktive Dashboard-Demo sowie die hier beschriebene KI-Telefonassistenz für Anfragen an SDS | SmartDigitalSystems. Für Assistenten, die im Auftrag anderer Unternehmen eingesetzt werden, gelten die jeweiligen Informationen und Verantwortlichkeiten dieser Unternehmen. Die Verarbeitung im Zusammenhang mit deren Kundenportalen und Verträgen ist gesondert zu beschreiben.