Muss ich mich mit KI oder Software auskennen?
Für den All-inclusive-Service von Hallo Maria brauchst du keine technischen Vorkenntnisse. Du musst keine Gesprächslogik programmieren oder eine Software allein zusammensetzen. Wichtig ist dein Wissen über den eigenen Betrieb: Was fragen Kunden? Wer ist zuständig? Was darf verbindlich gesagt werden?
Im ersten Gespräch werden diese Abläufe gemeinsam verständlich beschrieben. Es geht um konkrete Alltagssituationen, beispielsweise eine Angebotsanfrage während eines Kundentermins oder den Wunsch, eine bestimmte Person zu sprechen. Daraus wird der gewünschte Gesprächs- und Übergabeprozess abgeleitet.
Persönlicher Kontakt ist auch überregional möglich: Wir stimmen uns telefonisch oder per Videotermin ab. Im Ruhrgebiet und im Umkreis von 100 km um Bottrop sind nach Vereinbarung zusätzlich Termine direkt in deinem Unternehmen möglich.
Welche Informationen werden gebraucht?
Du musst keine technische Dokumentation vorbereiten. Eine kurze Sammlung der vorhandenen Informationen ist ein guter Anfang:
- Unternehmensname, Leistungen und häufig gestellte Kundenfragen.
- Gewünschte Gesprächssprachen: einzelne Sprachen, eine Kombination oder alle 19 verfügbaren Sprachen.
- Öffnungs- und Erreichbarkeitszeiten sowie abweichende Regelungen.
- Ansprechpartner, Zuständigkeiten und gewünschte Weiterleitungsziele.
- Angaben, die bei Rückrufbitten oder Angebotsanfragen benötigt werden.
- Terminarten und Kalenderregeln, falls eine Terminverarbeitung gewünscht ist.
- Fragen oder Zusagen, die grundsätzlich ein Mensch übernehmen soll.
Fehlende Punkte werden im Gespräch geklärt. Widersprüchliche Informationen sollten vor dem Test aufgelöst werden: Wenn Website und tatsächliche Erreichbarkeit voneinander abweichen, braucht die Assistenz eine eindeutige Vorgabe.
Die technische Einrichtung richtet sich nach diesen vereinbarten Abläufen. Eine unveränderte Standardvorlage ist kein Ersatz dafür, die Besonderheiten des Unternehmens zu verstehen.
Wie wird aus der Einrichtung ein brauchbarer Alltag?
Vor dem Einsatz werden typische und schwierige Gespräche gemeinsam getestet. Dazu zählen Rückrufnummern mit Korrektur, unbekannte Fragen, nicht erreichbare Ansprechpartner und gegebenenfalls fehlgeschlagene Kalenderzugriffe. Prüfe neben dem Gespräch auch die Notiz und die anschließende Bearbeitung.
Die Einweisung umfasst das Kunden-Dashboard und die Nutzung als Web-App auf geeigneten Geräten. Dein Team sollte wissen, wo neue Anliegen stehen, wie ein Rückruf gestartet und wie der Bearbeitungsstand gepflegt wird. Eine Funktion ist erst dann hilfreich, wenn die zuständigen Personen sie im Arbeitsalltag nutzen können.
Der Umfang der Anbindung und der Start werden individuell abgestimmt. Eine feste allgemeine Einrichtungsdauer nennen wir deshalb nicht. Offene Fragen werden vor dem vereinbarten Einsatz geklärt.
Was passiert, wenn sich mein Betrieb verändert?
Neue Ansprechpartner, geänderte Zeiten und andere Kundenfragen gehören zum Alltag. Bei Hallo Maria sind Anpassungen und Änderungen nach Rücksprache jederzeit möglich, kostenlos und im All-inclusive-Preis enthalten. Die konkrete Umsetzung wird gemeinsam abgestimmt.
Beschreibe bei einer Änderung möglichst die gewünschte Wirkung: Wer soll künftig welche Anfragen erhalten? Welche Information hat sich geändert? Nach der Anpassung sollte der betroffene Gesprächsweg erneut getestet werden. Auch eine kleine Änderung kann mehrere Zuständigkeiten berühren.
Hallo Maria kostet 199 € monatlich zuzüglich Umsatzsteuer, ohne Einrichtungsgebühr und monatlich kündbar. Zum Service gehören die individuelle Einrichtung, Software und persönliche Betreuung. Den vereinbarten Leistungsumfang findest du im Angebot; weiterführend hilft der Kostenratgeber.